署名と記名押印の違い~電子契約書導入と中小企業のDX~ | 品川 経理・記帳代行サービス

署名と記名押印の違い~電子契約書導入と中小企業のDX~

署名と記名押印の違い

新型コロナウイルス感染症の影響により総務部や経理部にテレワークを導入する…といった流れの中で、中小企業においてもDX(デジタルトランスフォーメーション)が加速してきています。

その様な中で、電子契約書・電子署名の導入を検討されている中小企業の方も多いのではないでしょうか?

総務や経理といったバックオフィスのクラウド化・デジタル化はもはや避けては通れない状況です。

日本では紙媒体での契約において、これまで「記名押印」が一般的でした。
今話題になっているクラウドサインなどの電子署名は記名押印と同等に使用できるのでしょうか?

まずは署名と記名押印の違いについてみてみましょう。

 

署名と記名の違いは?

署名は、本人が自筆で自己の名前を手書きすることをいいます。

記名はゴム印を押したものや、印刷されたものなど、自署以外の方法で名前を記すことをいいます。

他人の代筆も記名となります。

有効性などの違いは?

署名は、本人が手書きしたものですので筆跡を残すことができるという面で、証拠としてきわめて有効な手段となります。

これに対し記名は本人の筆跡が残らないため、署名よりも証拠能力が劣ります。

ただし、記名に押印を添えることで、署名と同じ効力をもつとされています。つまり署名=記名+押印(捺印)です。
しかしながら、実務的には記名押印と署名では署名の方が証拠能力が高いとされています。

実務的に、証拠能力が高いとされているのは、

1.「署名+押印(捺印)」

2.「署名のみ」

3.「記名+押印(捺印)」

4.「記名のみ」証拠能力以前に効力が無い

書類の重要性等により選択することが必要となります。

電子署名はこれから広がる

上記より、署名は記名押印よりも有効であることがわかると思います。

署名が本人のものかどうかを認証できるテクノロジーが開発され、電子契約書・電子署名は実用的なものとなりました。

DX(デジタルトランスフォーメーション)、リモートワーク推進の流れもあり、今後広がることは間違いありません。

 

中小企業のDX(デジタルシフト)に向けて

契約書のみならず、中小企業のバックオフィスはデジタル化が進んでおらず、アナログなやり方を踏襲していることが多くあります。

それによって業務効率が上がらず、残業が増えてしまったり、人員を増加せざるをえないといった状況から、間接部門のコストが膨らんでしまっている中小企業は少なくありません。

限られた人的リソースで最大限業績向上を進めるためにも、働く方々の働きやすさを拡充するためにも、バックオフィスの業務効率化は必須です。

経理のクラウド化(会計・勤怠管理・給与計算・請求書発行・経費精算等をクラウドシステムで完結するように変更)を行い、クラウド化しても残る人的作業をアウトソーシングすることで、
従来かかっていた工数の80%を削減できている中小企業もあります。

バックオフィスのクラウド・デジタル化&アウトソーシングを活用した業務効率化を検討してみてはいかがでしょうか?

 

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